E-Mail und Mailkonten
Für die Nutzung sind die Berechtigungen mail.read zum Lesen und mail.write zum Verbinden oder Bearbeiten eines Kontos erforderlich. Zentrale Vorlagen und Freitexte erfordern die Berechtigung zur Verwaltung von Einstellungen.
Mailkonto verbinden
- Öffne Mail-Accounts im persönlichen Bereich.
- Wähle Microsoft, Google oder eine manuelle IMAP/SMTP-Verbindung.
- Folge bei Microsoft oder Google dem Anmelde- und Zustimmungsdialog. Trage bei IMAP/SMTP Server, Ports, Sicherheitsverfahren und Zugangsdaten ein.
- Teste die Verbindung und speichere sie.
Postfächer können privat bleiben oder gezielt geteilt werden. Mitglieder eines geteilten Postfachs dürfen lesen und antworten; Manager verwalten zusätzlich Freigaben und globale Postfachaktionen. Das vollständige Trennen löscht Verbindung, Zugangsdaten und synchronisierte Nachrichten und ist deshalb von einem bloßen Ausblenden zu unterscheiden.
Nachrichten bearbeiten
In E-Mails kannst du Ordner auswählen, suchen, aktualisieren, Nachrichten lesen, beantworten, allen antworten, weiterleiten, archivieren, verschieben, anpinnen und den Lesestatus ändern. Globale Aktionen in einem geteilten Postfach wirken für alle berechtigten Personen.
Neue E-Mail senden
- Wähle Neue E-Mail und den Absender.
- Ergänze Empfänger, Betreff, Nachricht und bei Bedarf Cc, Bcc oder Anhänge.
- Füge optional Freitext, Signatur oder Vorlage ein.
- Prüfe die Vorschau und sende die Nachricht oder speichere sie als Entwurf.
Zweck
Der E-Mail-Bereich verbindet Nachrichtenbearbeitung, persönliche Mailkonten und zentral gepflegte Textbausteine.
Anwendungsweg
Öffne E-Mail, Persönliches Menü → Mailkonten oder die E-Mail-Bereiche der Administration.
Voraussetzungen und Rechte
Lesen benötigt mail.read, Senden und Kontoverwaltung mail.write; zentrale Vorlagen und Freitexte benötigen settings.manage.
Schritt für Schritt
Mailbox nutzen
- Wähle Ordner oder Konto und öffne eine Nachricht.
- Prüfe Absender, Empfänger und Anhänge.
- Antworte, leite weiter oder verfasse eine neue Nachricht.
- Kontrolliere Empfänger und Anhänge unmittelbar vor dem Senden.
Mailkonten verwalten
- Öffne Mailkonten und starte die Verbindung.
- Wähle den Anbieter und erteile nur notwendige Freigaben.
- Prüfe nach der Rückleitung Kontoname, Status und Synchronisierung.
Mailvorlagen verwalten
Lege freigegebene Vorlagen mit eindeutigem Titel und geprüftem Inhalt an; teste Platzhalter vor der Veröffentlichung.
Freitexte verwalten
Ordne kurze Textbausteine in verständliche Ordner ein, pflege Sichtbarkeit und Veröffentlichungsstatus und prüfe sie im Composer.
Ergebnis
Nachrichten sind versendet oder organisiert; Konten und zentrale Inhalte stehen den berechtigten Personen zur Verfügung.
Varianten und Sonderfälle
OAuth-Anbieter können eine erneute Anmeldung verlangen. Versand und Synchronisierung können zeitversetzt verarbeitet werden.
Fehlerbehebung
Prüfe Kontostatus, Anbieterfreigabe, Ordnerauswahl, Empfängerformat und angezeigte Synchronisierungs- oder Versandfehler.